Efnisyfirlit
Í síðasta mánuði héldum við tveggja daga þjálfunarnámskeið í gervigreind hjá Sresky.
Heiðarlega sagt voru skiptar skoðanir innan fyrirtækisins í fyrstu. Sumir töldu að miðað við þrönga viðskiptaáætlun okkar gæti það verið „of hugsjónalegt“ að gefa sér tvo daga til að læra gervigreind. Aðrir höfðu áhyggjur af því að þótt gervigreind virðist vera mjög vinsæl gæti hún ekki verið nothæf í raunverulegri sölu og samskiptum við viðskiptavini.
En eftir að tveir dagar voru liðnir voru viðbrögð allra nokkuð samhljóða: það var ekki spurning um hvort þetta væri gagnlegt, heldur að við hefðum ekki fundið út hvernig ætti að nota það áður.
Það sem raunverulega heldur söluteyminu aftur er ekki hæfni heldur tímastjórnun.
Ef þú hefur starfað í B2B sölu, þá hefur þú líklega upplifað það sama:
Í lok dags er tíminn sem í raun fer í „ákvarðanatöku viðskiptavina“ og „að koma pöntunum áfram“ ótrúlega takmarkaður.
Mestur tíminn er sundurleitur í þessum verkefnum:
- Að endurskoða tón og orðalag tölvupósta ítrekað
- Leit að upplýsingum um viðskiptavini í mörgum kerfum
- Að vera truflaður hálfa leið í lestri vörulýsingar
- Fæ margar fyrirspurnir en á erfitt með að forgangsraða þeim fljótt
Ekkert af þessum verkefnum er flókið ef það er skoðað hvert fyrir sig, en þegar þau hrannast upp raska þau alveg dagsrúminu.
Í úttekt okkar eftir þjálfunina komumst við að frekar einfaldri niðurstöðu:
Vandamálið er ekki lág skilvirkni - heldur lágur þéttleiki upplýsingavinnslu.
Þar sem gervigreind skiptir raunverulega máli er ekki með því að „skipta út vinnu“ heldur með því að draga úr byrðinni.
Í þjálfuninni einbeittum við okkur ekki að fræðilegum hugtökum heldur unnum við beint með raunverulegar viðskiptaaðstæður.
Tökum sem dæmi tölvupósta sem eru þvermálsbundnir.
Áður fyrr, þegar samstarfsmenn skrifuðu tölvupóst á þýsku eða spænsku, var staðlað ferli: drög að ritun á kínversku → þýða → aðlaga tón → staðfesta tæknileg hugtök.
Það var eðlilegt að fara fram og til baka með endurskoðanir og einn tölvupóstur tók oft 30–40 mínútur.
Seinna skiptum við yfir í aðra aðferð og leyfðum gervigreind að taka beinan þátt í „fyrstu drögum að gerð“.
Einn sérstaklega áberandi kostur var ekki að það var „hraðara“ heldur að við þurftum ekki lengur að hafa áhyggjur af orðalaginu.
Algengasta viðbrögðin frá samstarfsmönnum voru: „Loksins þarf ég ekki að stara á eina setningu og hugsa um hana lengi.“
Viðbrögð frá viðskiptavinum voru einnig nokkuð bein; sumir svöruðu jafnvel sérstaklega og sögðu: „Þetta svar var fagmannlegra og tímanlegra en áður.“
Þessi breyting virðist kannski ekki dramatísk, en fyrir alþjóðaviðskipti eða erlend B2B teymi er hún í raun nokkuð mikilvæg.
Önnur breytingin átti sér stað í „vinnslu upplýsinga um viðskiptavini“
Í B2B viðskiptum eru vinnuaflsfrekustu verkefnin oft þau sem virðast vera „bara smá skipulagning“.
Til dæmis:
- Forgangsraða hópi fyrirspurna
- Að fylla út vantar bakgrunnsupplýsingar viðskiptavina
- Samanburður á tæknilegum forskriftum mismunandi útgáfa
- Flokkun ábendinga eftir sölu eftir tegund vandamáls
Þessi verkefni eru ekki erfið, en þau eru tímafrek og líkleg til villna.
Við framkvæmdum tilraun á meðan á þjálfuninni stóð:
Við sendum fjölda raunverulegra fyrirspurna og tugi blaðsíðna af vörugögnum beint inn í gervigreindina og létum teymið hanna vinnsluflæði.
Ein skýr niðurstaða var sú:
Efni sem áður tók hálfan dag að skipuleggja gat nú verið breytt í „nothæfa útgáfu“ á rétt rúmum tíu mínútum, þar á meðal:
- Hvaða viðskiptavinir eru þess virði að forgangsraða
- Hvaða beiðnir fela í sér hugsanlega áhættu
- Hvaða upplýsingar vantar greinilega
Auðvitað þýðir þetta ekki að gervigreindin „taki ákvarðanir“ beint; heldur skipuleggur hún fyrst áður dreifðar upplýsingar í skipulagt form, en síðan tekur menn endanlega ákvörðun.
Þessi greinarmunur er í raun mjög mikilvægur í daglegu starfi:
Gervigreind tekur ekki ákvarðanir fyrir þig — hún dregur úr þeim tíma sem þú eyðir í að „leita að upplýsingum“.
Þriðja breytingin er enn áhugaverðari: allir fóru að búa til sín eigin vinnuflæði
Á síðasta degi þjálfunarinnar báðum við alla um að takast á við tiltölulega „opið“ verkefni:
Finndu þrjú endurteknustu verkefnin í daglegu lífi þeirra og finndu út hvernig hægt er að tengja þau saman með gervigreind.
Það voru engar kröfur um kóðun né nein föst svör.
Niðurstöðurnar voru nokkuð áhugaverðar:
Einn aðili tengdi saman rannsóknir á samkeppnisaðilum, vikulega skýrslugerð og innri skýrslugerð í eitt verkflæði. Það sem áður tók nokkrar klukkustundir á viku er nú hægt að klára á um hálftíma.
Aðrir bjuggu til „innleiðingarferli fyrir nýja viðskiptavini“ sem fól í sér:
- Sjálfkrafa að skipuleggja bakgrunn fyrirtækisins
- Að draga fram lykilatriði í samskiptum
- Að búa til umræðuefni fyrir fyrsta fundinn
Söluteymið benti á að mest áberandi breytingin væri ekki hraðinn, heldur að „ekkert væri lengur gleymt“.
Þetta atriði er í raun alveg lykilatriði:
Mörg vandamál varðandi skilvirkni stafa ekki af hægagangi heldur af ósamræmi.
Breytingarnar voru ekki eins dramatískar og við höfðum ímyndað okkur, en þær voru stöðugar.
Eftir þjálfunina gerðum við einfalda samanburð yfir eins mánaðar tímabil:
- Afgreiðslutími tölvupósts styttist verulega (við áætlum um 60%)
- Fyrirspurnarskimun varð hraðari
- Tíminn sem fór í að skipuleggja upplýsingar handvirkt minnkaði
- Villutíðnin lækkaði einnig lítillega
En enn áberandi en þessar tölur var breytingin á vinnubrögðum okkar.
Áður fyrr fylgdu allir þeirri aðferð að „taka fyrst við verkefni og leita síðan að upplýsingum“.
Nú snýst þetta frekar um að „láta kerfið skipuleggja upplýsingarnar fyrst og síðan takast á við verkefnið.“
Þessi breyting á röðun er lúmsk en áhrif hennar eru mikil.
Eitt atriði sem auðvelt er að gleyma: Gervigreind færir ekki bara skilvirkni - hún breytir vinnuskipulagi.
Við ræddum síðar mál innbyrðis:
Ef við einblínum eingöngu á hagræðingu er auðvelt að vanmeta áhrif gervigreindar.
Mikilvægari breytingarnar eru í raun og veru:
- Tími fólks snýst nú um „dómgreind“ og „samskipti“
- „Skipulag“ og „endurtekin verkefni“ eru smám saman að minnka
- Upplýsingatrausti teymisins hefur breyst
Með öðrum orðum, það er ekki að tiltekið verkefni hafi orðið hraðara, heldur að áherslan í verkinu hafi færst til.
Lokahugleiðingar: Gervigreind er ekki verkfæravandamál, heldur ferlisvandamál
Mörg fyrirtæki eru að tala um gervigreind þessa dagana, en þegar kemur að raunverulegri innleiðingu festast þau oft í einu atriði:
Þetta snýst ekki um „hvort eigi að nota það“ heldur „hvernig eigi að samþætta það“.
Reynsla okkar að þessu sinni var frekar einföld:
Ef gervigreind er einungis sjálfstætt verkfæri, þá er gildi hennar takmarkað;
en ef það er samþætt í ferla mun það smám saman breyta því hvernig teymi vinna.
Þetta var líka áþreifanlegasta lærdómurinn af æfingu Sreskys .